Partir en vacances quand on est à notre compte peut définitivement être un générateur de stress important! J’ai moi-même souvent fait face à ce sentiment “d’abandonner mes clients” juste à l’idée de partir une semaine en vacances.
En ce sens, avec un peu d’anticipation et d’organisation et l’aide de cette checklist, tu seras en mesure de bien te préparer pour partir en vacances l’esprit tranquille!
Dès que les dates de tes vacances sont connues...
Je te conseille de bloquer certaines périodes dans ton agenda qui resteront sans rendez-vous, sans réunion et sans déplacement:
● Les dates de tes congés;
● 2 ou 3 plages horaires de deux heures la semaine avant ton départ; et
● Les premiers jours de ton retour (1 ou 2).
En fonction de ta charge de travail et de la durée de tes vacances, tu voudras peut-être commencer à préparer ton départ 2 semaines à l’avance (plutôt qu’une) et c’est absolument correct aussi!
Ne sous-estime pas l’importance de bloquer les premiers jours du retour au travail. Ce temps est crucial pour t’aider à te remettre en route en douceur. Tu auras ainsi du temps pour lire tous tes courriels, en plus de prioriser et organiser ton emploi du temps pour les prochains jours/semaines.
La semaine avant ton départ en vacances
La clé, c’est d’anticiper les besoins de tes clients, planifier le travail à faire et organiser le tout avant de partir en vacances.
Pour y parvenir, je te suggère de te référer à ma checklist et de la garder proche de toi pendant ta préparation; elle t’évitera sans doute de mauvaises surprises ou la gestion d’urgences pendant tes vacances.
● Prévenir les personnes (clients, fournisseurs, collègues, collaborateurs, etc.) de ses dates d’absence.
Je te recommande d’écrire directement à tes principaux clients et fournisseurs ET d’ajouter une phrase à sa signature de courriel pour les 2 semaines précédant le départ en vacances. Le tout leur permettra de s’adapter et cela fera gagner un temps précieux à tout le monde, en plus d’éviter de mauvaises surprises.
Ex.: *Veuillez prendre note que je serai en vacances (ou non disponible) du 22 au 27 décembre 2021, avec un accès limité à mes courriels. N’hésitez pas à communiquer directement avec moi d’ici là au besoin.
● Faire la liste des tâches à accomplir avant les vacances, les exécuter et demander de l’aide s’il le faut.
● Faire la liste des tâches qui doivent être faites pendant ses vacances, automatiser tout ce qui peut l’être et demander de l’aide s’il le faut.
● Faire la liste des tâches à réaliser au retour des vacances, automatiser tout ce qui peut l’être et créer un ordre de priorité pour faciliter un retour au travail en douceur.
● Activer son message d’absence. Avec plusieurs logiciels, il est possible de le programmer à l’avance et sélectionner les dates auxquelles on souhaite qu’il s’active.
*Pense à faire un test avant de partir pour t’assurer que tout fonctionnera bien durant ton absence.
● Je te conseille de prendre le temps d’appeler ou de rencontrer tes plus gros clients pour les informer de tes dates d’absences, ils apprécieront! Pense à leur mentionner pendant l’échange les 3 éléments suivants:
o la personne-ressource avec qui parler durant ton absence;
o la le plan de match mis en place pour veiller à la bonne continuité de ses activités;
o la procédure à suivre en cas d’urgence.
● Faire le ménage de tes dossiers, de ton bureau et de ton environnement de travail pour éviter les agents stressants au retour des vacances.
*Profites-en pour trier et organiser tes courriels, si ce n’est déjà fait!
● Ordonner tes documents importants et en cours pour faciliter leurs accès par tes remplaçants pendant ton absence.
● Mettre en place des procédures écrites (pour tes employés ou collaborateurs) pour la durée de ton absence et pour les urgences. Cela va éviter de recevoir des appels pour régler des demandes urgentes pendant tes vacances.
Si tu travailles conjointement avec des employés ou des collaborateurs sur différents dossiers ou projets, n’oublie pas qu’il est possible de DÉLÉGUER.
De plus, il est important de prévoir comment la communication sera gérée avec les clients et quelle sera la procédure suivre en cas d’urgence.
*Personnellement, je préfère les textos pour gérer les urgences pendant mes vacances… Ils sont beaucoup moins intrusifs qu’un appel vocal et bien plus efficaces qu’un courriel (que je risque de ne pas consulter)!
À ton retour de vacances
Profite du temps que tu t’es bloqué au calendrier pour passer à travers la panoplie de courriels reçus, y répondre et reprendre le cours de tes dossiers. Je te suggère de te référer à la liste de tâches que tu auras préalablement écrite avant tes vacances et de la mettre à jour continuellement pour reprendre ta vitesse de croisière.
Au final, peu importe la façon que tu décideras d’organiser ton flow de tâches quotidiennes, rappelle-toi que pour avoir des vacances reposantes, la clé c’est d’anticiper, planifier et organiser avant de quitter!
Bonnes vacances!
