En tant qu’entrepreneur, on porte souvent plusieurs chapeaux dans notre entreprise. CEO, directeur marketing, services aux clients, comptabilité… Une quantité surprenante de tâches variées peuvent s’ajouter à notre « to do list » de la journée et cela vient brouiller notre vision et l’avancement de nos activités.
On peut facilement se perdre dans la paperasse et le train-train quotidien de toutes les petites choses qu’on DOIT faire, plutôt que de se concentrer sur les activités qui génèrent du profit et assurent une rentabilité à l’entreprise.
Depuis plusieurs années, Mélissa tentait de travailler en collaboration avec différentes adjointes. Ses objectifs d’affaires étaient clairs comme de l’eau de roche; elle souhaitait diffuser ses contenus et communications sur diverses plateformes pour augmenter le trafic de son site web. Toutefois, chaque fois venu le temps de transférer le travail à faire à une nouvelle collaboratrice, Mélissa se rendait compte que ses besoins n’étaient pas aussi clairs qu’elle le pensait et qu’avec le peu de processus en place dans son organisation actuelle, la délégation devenait une tâche énormément coûteuse en termes de temps/énergie/argent, plutôt qu’un investissement intelligent et efficace.
Optimiser les processus internes pour mieux déléguer
On devient entrepreneur parce qu’on aime les défis, on aime toucher à tout, on aime apprendre, se surpasser, être un leader, etc. Diriger une entreprise, qu’elle soit petite ou grande, demande une certaine adaptabilité et variabilité dans sa capacité à développer et réaliser des tâches. On se doit, en quelque sorte, d’être versatile.
Mais est-ce nécessaire de porter tous ces chapeaux en même temps? La réponse est non!
Instinctivement, notre premier réflexe pour réduire une hausse des charges de travail est souvent d’ajouter des ressources pour augmenter sa capacité de production. La bonne chose à faire en réalité, avant même de penser engager quelqu’un, c’est de se demander si on est optimal dans ses processus et si on utilise correctement les ressources (déjà disponibles) de l’entreprise.
Mélissa l’a d’ailleurs appris à ses propres dépens en voyant ses collaborations précédentes échouer et devenir des gouffres financiers plutôt que des mines d’or en efficacité et en rentabilité. Avec le temps, elle a compris que sa priorité était de développer des processus plus clairs, afin d’arriver à mieux gérer le flot des tâches quotidiennes qui se présentait à elle et ainsi déléguer plus efficacement.
Éviter le gaspillage de ressources
Afin de t’aider dans l’identification des points chauds à travailler pour optimiser tes activités, voici la liste des types de gaspillage les plus courants en entreprise. Identifie ceux qui s’appliquent à toi, et contacte-moi pour qu’on y trouve des solutions ensemble!
● Les déplacements
Est-ce qu’il y a des déplacements inutiles entre plusieurs site, clients, etc., que tu peux réduire ou éviter? Si cela n’est pas possible, peut-être que tu pourrais te réserver une journée par semaine pour tous les déplacements que tu as à faire?
● L’environnement de travail
Comment est organisé ton espace de travail personnel? Est-ce que tu es installé de façon optimale? Tes papiers sont-ils bien rangés et identifiés? Arrives-tu à te retrouver facilement dans ton bureau?
Une grande partie du temps perdu dans ta journée peut être attribuée, sans que tu t’en rendes compte, à un manque d’organisation sur ton bureau! Si tu utilises souvent l’imprimante, est-elle à ta portée? Ou bien tu dois la sortir, la brancher, l’ouvrir et la ranger à chaque fois?
● La sous-utilisation des outils et logiciels de travail
Souvent, on utilise des outils, technologies et logiciels qui peuvent optimiser très simplement et efficacement nos activités, mais on n’y pense pas!
Asana, Google Drive, Gmail, Nutcache, Microsoft Word, Zoom, Calendly, Canva,… Connais-tu ces logiciels? La plupart sont gratuits! Et ils pourront certainement alléger certains de tes processus! Souvent, en intégrant des outils de la sorte à ces processus internes, on arrive à éliminer les opérations inutiles et à minimiser les erreurs.
● La sous-utilisation de ses propres compétences
Ta zone de génie est dans la création de contenu, la prospection clients et l’entretien des relations avec tes abonnées sur tes plateformes sociales? Assure-toi d’utiliser la plus grande partie de ton temps dans ces tâches et DÉLÈGUE LE RESTE!
Pour Mélissa, les mandats qu’elle m’a délégués et qui ont fait une énorme différence dans son quotidien et son énergie créative sont des tâches qui ne pouvaient être ajoutées à son horaire déjà très chargé, soit la transcription de ses épisodes de podcast et la gestion de toute sa stratégie Pinterest. Mélissa reconnaît l’importance et la valeur ajoutée de réutiliser son contenu et de rendre disponible son message sous divers formats et diverses plateformes, mais accorder du temps 2x pour une même idée n’était pas à son avantage.
Faire affaire avec une adjointe virtuelle lui a permis de bien utiliser tout son contenu sur toutes ses plateformes, en plus d’optimiser d’autres facettes de son entreprise comme le SEO de son site web.
● La surproduction
Je me rappelle, à mes débuts surtout, l’énergie que je mettais au début de mes activités à en faire toujours plus, voire trop, pour mes clients. Certes, cela m’a permis de bâtir une certaine réputation, mais au final on doit se rappeler que produire plus que les besoins du client ne veut pas dire qu’on répond bien à son besoin…
Comment travailler mieux, plutôt que travailler plus?
Parole d’AV, établir des procédures claires maintenant sera un atout fort utile dans ton optique de croissance. J’en conviens, cela peut paraître un réel travail de moine au départ, d’établir une structure, d’élaborer des processus et de détailler les tâches de ton quotidien. Toutefois, une fois cette démarque terminée, le temps gagné vous permettra rapidement d’en comprendre son utilité (comme déléguer les tâches qui vous font horreur!).
[EXERCICE] – Écrire une procédure
Une procédure c’est la description détaillée des étapes pour accomplir une tâche. Les tâches que vous faites souvent devraient d’ailleurs être les premières décrites dans les moindres détails pour que quelqu’un puisse le faire à votre place le moment venu.
Dès aujourd’hui, ouvre une page vierge dans ton logiciel de traitement de texte préféré et commence à écrire et documenter tout ce que tu fais au cours de ta journée. Si tu n’es pas en mesure de détailler ce que tu fais, c’est probablement que tu ne sais pas encore comment t’y prendre de façon optimale. Ce n’est pas grave, car toutes ces choses peuvent prendre du temps, mais c’est très bien de commencer à y réfléchir le plus tôt possible car une fois le flux d’activités en croissance, tu veux être en mesure de soutenir cette activité!
Témoignage
«Toutes les tâches de gestion courante réalisées par Mélissa, comme l’intégration de nouveaux clients, les publications de ces groupes médias sociaux, mes communications par courriel et infolettre, font une énorme différence dans mon énergie créative. Je me sens soutenue et solide!»
Je te présente ma cliente Mélissa Miron, coach & flowpreneure!👇
(Clique sur la photo pour aller sur son site web pour lire ses blogues ou écouter ses épisodes de podcast.)
