Une étude du McKinsey Global Institute a démontré qu’au travail, on passe environ le tiers de notre temps à gérer des courriels. Sachant que ça peut prendre jusqu’à 23 minutes pour se recentrer après avoir été interrompu, la perte de temps devient rapidement colossale si on n’a pas de stratégie de gestion de courriels.
Avec le temps, j’ai développé plusieurs pratiques qui m’ont permis de devenir plus optimale dans ma gestion de courriels et c’est avec plaisir que je vous les partage aujourd’hui.
1. Classer ses courriels dans des dossiers
Combien de messages dorment (ouverts ou non) dans ta boîte de réception actuellement?
50? 100? 200? C’est beaucoup trop! Et c’est sûrement décourageant de voir tout ça…
Je te recommande de commencer par faire le ménage pour repartir à neuf et organiser tes messages dans des dossiers. Le plus simple est de classifier selon la provenance ou par projet :
Exemple 1
Fournisseurs
● Fournisseur internet
● Fournisseur services X
● Fournisseur services Y
Clients
● Client A
● Client B
Exemple 2
Client A
● Projet X
● Projet Y
Client B
● Projet X
● Projet Y
● Projet Z
Tu comprends le principe?
Une fois les dossiers et sous-dossiers créés, classe TOUS les courriels lus ou répondus pour vider la boîte de réception. En tout temps, assure-toi que ce qui est dans ta boîte de réception est à traiter, et que ce qui est réglé se trouve dans un dossier.
2. Prendre action immédiatement avant de passer à un autre courriel
Tu es en train de lire un courriel? Prends action tout de suite pour éviter d’y revenir une 2e ou une 3e fois. Ça te fera économiser un temps fou!
Du courriel découle une tâche à faire?
(1) Ajoute la tâche à ta « to do list » ou à ton système de gestion de projets et
(2) Classe-le immédiatement dans le bon dossier.
Si le courriel peut se répondre rapidement (information à donner, répondre à une question simple), fais-le directement après sa lecture.
Si le courriel demande de la réflexion et un peu de temps, tu pourrais toujours accuser réception et le laisser « non lu » dans la boîte de réception et y revenir au bon moment.
3. Planifier un bloc de temps pour répondre aux courriels
Il est nettement plus productif de fermer sa boîte de courriels pendant qu’on travaille. La meilleure façon de ne pas être distrait par tous les courriels qui entrent est de ne pas rester connecté à temps plein à sa boîte de réception (ou même de la laisser ouverte dans son 2e écran). Cela t’évitera de prendre la mauvaise habitude de toujours les regarder ou d’être déconcentré chaque fois qu’un nouveau courriel rentre (23 minutes, rappelle-toi!).
Finalement, planifie chaque jour 2 blocs horaires (ou 3 maximum) d’environ 15 ou 30 minutes dédiés spécialement à répondre aux courriels.
Somme toute, en mettant en pratique ces 3 astuces dans la gestion et l’organisation de tes courriels, je te promets que tu verras une augmentation de ta productivité, en plus d’avoir un gain de temps!
Si tu as toujours besoin d’un coup de pouce pour t’aider avec la gestion de tes courriels, n’hésite pas à me contacter.
