Que ce soit en présentiel ou en vidéoconférence, une réunion d’équipe peut facilement partir en vrille sans même qu’on s’en rende compte. Voici mes 6 règles d’or pour animer des réunions efficaces avec les membres de votre équipe.
1. Avoir un plan et le respecter
Avant la réunion, prends le temps de mettre sur pied un ordre du jour et/ou un plan clair des points à aborder. Si cela est possible, je te recommande de partager le tout avec ton équipe avant la réunion, ainsi si certains membres ont besoin d’ajouter des éléments à la réunion, tu pourras ajuster le plan en conséquence.
2. Établir un horaire et le respecter
Pour chacun des points du plan, je te recommande d’identifier combien de temps/minutes tu souhaites y accorder. Assure-toi d’avoir accès à une montre ou un cadran lors de la réunion et sois le plus strict possible quant au respect de temps alloué pour chaque point.
L’un des éléments demande beaucoup plus de discussion et de temps que prévu? Propose à ton équipe de poursuivre la discussion à la fin de la rencontre, si le temps le permet ou déterminez tout de suite ensemble un moment pour continuer votre discussion à ce sujet.
Peut-être que tous les membres de l’équipe n’ont pas besoin d’être présents pour une discussion plus approfondie?
Je te garantis qu’au final cette tactique te rendra plus efficace dans la gestion de ta réunion.
3. Être dynamique et vivant
Assure-toi d’être en forme pour ta réunion! Accroche ton plus beau sourire et mise sur ton côté dynamique pour animer le tout.
Pourquoi ne pas proposer à tous d’apporter son café avec lui? Ou bien utiliser les 5 premières minutes de la rencontre pour mettre à jour votre « bla-bla » .
La réunion prévoit d’être longue et laborieuse? Insère des pauses dans ton plan et propose des activités de dégourdissement!
Utilise ta créativité et ton bon jugement pour rendre le tout intéressant!
4. Favoriser les échanges
Un truc pour garder la réunion dynamique est de poser des questions directement à un des membres de l’équipe.
Assure-toi que tu fasses participer chaque membre à la discussion.
Une personne semble plus effacée aujourd’hui? Demande-lui directement ce qu’elle pense de la décision que vous venez de prendre ou du sujet en cours.
5. Encourager la créativité
Quand on mélange les règles 3 et 4, on a beaucoup plus de chances que les participants partagent leurs idées.
Établir un lien de confiance avec les membres de son équipe te permettra d’ouvrir les portes de la créativité.
L’équipe doit sentir que toutes les idées – bonnes ou mauvaises – peuvent être mentionnées en réunion et que c’est LE bon moment pour en faire part.
6. Valider le plan d’action
Avant de clôturer la réunion, fais un retour rapide sur les échéanciers à respecter et les actions à prendre en lien avec chacun des points.
N’oublie pas de désigner la personne responsable pour chaque élément, afin d’éviter que quelque chose soit oublié ou mis de côté involontairement.
Je te recommande de mettre par écrit tes notes et les actions à prendre dans ton ordre du jour et de l’envoyer aux membres de l’équipe une fois la rencontre terminée. Le tout te permettra de t’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde et que les actions qui doivent être entreprises le seront par les bonnes personnes.
Prêt à animer votre prochaine réunion?