Je vous présente le deuxième article d’une série de CAS RÉELS avec mes clients!
Je vous parle des dessous de mon travail, des challenges de certains de mes clients, des situations que j’ai vécues… Le tout en espérant continuer de vous aider à cheminer dans vos projets!
Se lancer en affaires ou à son compte est un défi des plus enrichissant et gratifiant au niveau personnel et professionnel. Il faut savoir faire preuve de courage, de détermination, de discipline et de stratégie à la fois. Rapidement, toutes les tâches secondaires administratives ou complémentaires à ses activités principales peuvent devenir des éléments stressants ou des obstacles à l’avancement.
C’est donc très important de bien réfléchir aux activités qui se trouvent dans sa zone de génie et de se concentrer là-dessus pour offrir le plus de valeur possible à ses clients.
POURQUOI DÉLÉGUER ALORS QUE JE PEUX LE FAIRE MOI-MÊME ET ÉCONOMISER?
Plusieurs entrepreneurs et solopreneurs ont cette pensée en tête en débutant leurs activités et c’est logique. Il existe tellement d’outils, logiciels et formations qui peuvent nous enseigner à faire des tâches connexes que l’on se croit capable de tout apprendre et tout gérer au sein de son organisation. Le «hic», c’est que pendant que l’on perd du temps à apprendre, comprendre et maîtriser le tout, on n’est pas en train de développer ses activités et on ne crée pas de valeur pour ses clients potentiels.
Marie-Pier, l’une de mes cliente, avait bien compris le tout dès le lancement de ses activités! Visionnaire et consciente du besoin grandissant dans le milieu, elle savait que son entreprise pourrait prendre de l’ampleur rapidement et qu’elle ne serait pas en mesure de tout réaliser seule. Elle a donc décidé de trouver une adjointe virtuelle dès le lancement de son entreprise pour se concentrer sur les tâches à valeur ajoutée pour sa clientèle et sa zone de génie.
Vous savez ce qu’on dit… «Seul on va plus vite, mais en équipe on va plus loin!» Je te recommande d’aller faire la lecture de mon article de blogue «3 mythes à propos de la délégation dans votre entreprise» pour mieux comprendre les avantages liés à la délégation.
DÉTERMINER SES BESOINS
Chaque entrepreneur a ses propres craintes au moment de lancer ses activités, et chaque milieu comporte aussi son lot de défis. C’est donc important, surtout en début d’activité, de savoir identifier ses besoins et de bien s’entourer.
Marie-Pier s’est lancée en affaires il y a bientôt près de 2 ans dans le domaine de la psychologie
organisationnelle. Milieu où la crédibilité est pionnière et garante du succès ou de l’échec de ses
activités, sa principale crainte était de nuire à celle-ci en produisant du contenu qui manquait de
professionnalisme ou en remettant des dossiers à des clients qui seraient truffés de fautes
d’orthographe. Elle savait donc qu’elle cherchait quelqu’un pour valider ses écrits, publications et mise
en forme de ses documents, afin que son image soit toujours des plus professionnelles.
Pour elle, payer pour confier la révision de ses communications n’était pas une dépense, mais un
investissement qui lui permettrait d’assurer crédibilité et confiance pour ses prospects. De plus, elle
voyait déjà qu’à moyen et long terme les besoins seraient grandissants.
C’est important, surtout lorsque tu débutes, de te concentrer sur ta zone d’excellence, celle qui te fait rayonner et qui apporte de la valeur à tes clients et déléguer les aspects de ton entreprise que tu ne maîtrises pas, qui te ralentissent et qui par le fait même te font perdre du temps et de l’argent.
Voici une liste d’exemples et d’idées de tâches que tu peux déléguer à une assistante virtuelle:
- Gestion des courriels
- Révision et mise en page de documents
- Rédaction
- Gestion des clients (envoi d’offres de services, facturation, etc.)
- Suivis
- Transcription
VALIDER SES ATTENTES AVEC SON A.V.
Au moment de choisir la bonne assistante virtuelle, il est bien important de déterminer ses attentes à court, moyen et long terme. Une bonne vision aidera ton A.V. à mieux répondre à tes besoins.
Qu’est-ce que tu recherches?
- Flexibilité/Disponibilité/Accessibilité
- Crédibilité/Expérience
- Calme/dynamisme
Une des attentes implicites que Marie-Pier avait était la discrétion. Travaillant sur des dossiers
hautement confidentiels, établir une bonne confiance avec son adjointe virtuelle était le point de
départ. Elle a donc commencé par me déléguer de simples petites tâches de révision de documents et de
programmation de ses publications.
Il faut savoir que dans le domaine de la psychologie organisationnelle, il est difficile de traiter tous les
besoins sous la forme d’accompagnement individuel. Les besoins sont grands, et malheureusement les
professionnels ne suffisent pas. Rapidement, le nombre de demandes de sa part à augmenté et j’ai pu
l’accompagner dans l’élaboration de différentes offres de services, en plus de la soutenir dans ses
activités administratives.
LE PRINCIPAL AVANTAGE DE COMMENCER PLUS TÔT À DÉLÉGUER DES TÂCHES À UNE ADJOINTE VIRTUELLE
Commencer le plus tôt possible à déléguer apporte son lot d’avantages et de bénéfices dans son organisation, mais l’aspect le plus important selon moi, c’est que la confiance se bâtit en même temps que l’entreprise grandit.
Voyant la forte demande, Marie-Pier a rapidement eu peur de manquer de temps et de devoir travailler un nombre d’heures trop élevées pour réaliser toutes les tâches qui viennent avec la gestion d’une entreprise. Ce qui a été bien avec Marie-Pier, c’est qu’au départ j’ai pu apprendre à la connaître elle, mais aussi les services qu’elle offrait, sa vision, etc. En commençant plus tôt à travailler ensemble, ça nous a permis de MIEUX travailler au moment où le nombre de demandes a augmenté.
Comme Marie-Pier, tu aimerais avoir plus de temps pour te concentrer sur tes services principaux?
Lis mon article «Bien vous préparer à un appel découverte avec votre future adjointe virtuelle» et prends rendez-vous avec moi ici.
Mare-Pier est la propriétaire et fondatrice de Croissance nordique. Elle offre des services en psychologie organisationnelle et de consultation en ressources humaines.
(Clique sur la photo pour aller voir sa page Facebook si tu veux voir ce qu’elle fait.)
