La première règle du management est la délégation. N'essayez pas de tout faire vous-même, car vous ne pouvez pas le faire.
Bien que les technologies ne cessent d’évoluer, la délégation reste l’outil le plus important qu’un entrepreneur ait besoin afin d’atteindre ses objectifs et d’assurer la croissance de son entreprise.
De nos jours, il n’est pas rare d’entendre ou de lire au sujet de la délégation et souvent, on nous énumère les avantages et les inconvénients de déléguer.
Mais avez-vous déjà pensez à la meilleure façon de déléguer?
La méthode qui correspond le mieux à votre personnalité, votre style de travail ou vos compétences.
Dans cet article, je vous propose de faire la distinction des 5 niveaux de délégation qui vous permettront de tirer le meilleur de chaque membre de votre équipe.
Ici, on parle de délégation de base. En suivant la délégation de niveau 1, on donne des consignes claires et précises qui doivent être exécutées selon un processus bien défini.
Une fois le travail accompli, c’est la personne en charge qui révise et qui approuve le tout.
Ce niveau de délégation est plutôt commun et très simple.
Exemple concret :
1. Vous demandez de planifier la réunion du conseil d’administration au Café du Coin le 10 juin à 14 h.
Le niveau de délégation 2 consiste à faire effectuer des recherches par le membre de notre équpe pour recueillir toutes les informations nécessaires à l’accomplissement d’une tâche.
Par la suite, une rencontre vous permet de vous faire présenter les résultats des recherches. Ensemble, vous pourrez discuter des éléments recueillis et c’est vous, la personne responsable, qui donnera les consignes pour accomplir la tâche.
Cette méthode vous permet de déléguer en donnant des objectifs fixes qui devront être réalisés.
Exemple concret :
1. Vous demandez de vérifier les disponibilités et le menu au Café du Coin pour la prochaine réunion du conseil d’administration en juin.
2. À la suite des recherches faites par le membre de votre équipe, vous donnez votre accord pour effectuer la réservation le 10 juin à 14 h.
Passons maintenant au niveau 3 où vous demandez encore une fois d’effectuer des recherches pour réaliser la tâche, mais où le membre de votre équipe y apportera des recommandations afin que vous preniez la décision finale pour que la tâche soit accomplie.
Le troisième niveau de délégation vous permet d’évaluer l’efficacité de votre méthode de délégation, puisque c’est un niveau qui laisse davantage place à la débrouillardise et la créativité des membres de l’équipe.
Selon les résultats obtenus, vous pourrez être en mesure d’adapter vos consignes et votre méthodologie de délégation afin d’obtenir les résultats recherchés.
Exemple concret :
1. Vous demandez de dresser une liste des endroits disponibles pour la prochaine réunion du conseil d’administration en juin.
2. Le membre de l’équipe effectue des recherches à divers endroits et vous les présente.
3. Votre employé vous recommande de réserver au Café du Coin le 10 juin à 14 h.
4. Vous approuvez la recommandation.
Au 4e niveau de délégation, vous donnez une brève consigne et la réalisation de la tâche avant de totalement la déléguer.
Le membre de l’équipe effectue les recherches et planifie le tout, tout en s’assurant de vous tenir au courant.
C’est grâce à une confiance présente au sein de l’équipe que les responsables peuvent utiliser cette méthode de délégation qui, d’ailleurs, leur donne beaucoup plus de temps pour faire effectuer des tâches dans leur domaine d’expertise.
Exemple concret :
1. Vous demandez de planifier la réunion du conseil d’administration en juin.
2. Le membre de l’équipe effectue les recherches et réserve au Café du Coin le 10 juin à 14 h.
3. Vous êtes informé de la décision finale.
La confiance règne au 5e niveau de délégation!
Vous fait entièrement confiance au membre de votre équipe pour réaliser toutes les étapes du processus afin de mener le projet à terme.
Il n’est plus question de recommandations, de suivis ou d’approbations du résultat final. Vous donnez carte blanche puisque vous savez ce dont le membre de l’équipe est capable.
Le but du niveau 5 est de vous libérer un maximum de temps en tant que gestionnaire. Le rôle du membre de l’équipe est d’être proactif et débrouillard pour vous épauler dans la croissance de l’entreprise.
Exemple concret :
1. L’employé prend les devants et réserve au Café du Coin le 10 juin à 14 h en prévision de la prochaine réunion du conseil d’administration.
En tant qu’entrepreneur, la délégation est définitivement une compétence à acquérir et à mettre de l’avant pour permettre à son entreprise de poursuivre sa croissance et d’atteindre ses objectifs rapidement.
Ce qui important de retenir avec les niveaux de délégation, c’est qu’ils sont tous utiles.
En fait, il n’y a pas de meilleures ou de moins bonne façon de déléguer, car tout dépend des forces et faiblesses de chacun des membres de votre équipe.
D’ailleurs, plus vous déléguerez de tâches et plus il vous sera facile de trouver les meilleures méthodes de délégations pour faire avancer vos projets.
Une chose reste certaine, pour être un leader performant vous devez mettre en place la délégation.
